KI im Einsatz: Welche Aufgaben Künstliche Intelligenz in typischen KMU-Prozessen übernehmen kann
Die Diskussion um Künstliche Intelligenz (KI) in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie bei Solo-Selbstständigen dreht sich oft um die Frage: Was genau kann KI denn nun im spezifischen Arbeitsalltag leisten? Es geht nicht mehr nur um abstrakte Potenziale, sondern um konkrete Anwendungsfälle, die Prozesse optimieren, Zeit sparen und neue Möglichkeiten eröffnen. Die gute Nachricht ist: KI ist längst nicht mehr nur etwas für Tech-Giganten, sondern bietet auch für typische KMU-Prozesse in verschiedensten Branchen handfeste Unterstützung.
Dieser Beitrag wirft einen Blick auf konkrete Aufgaben, die KI heute schon übernehmen oder maßgeblich unterstützen kann, und illustriert dies anhand von Beispielen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen.
Administrative Tätigkeiten und Büroorganisation – Der unsichtbare Helfer
In jedem Unternehmen fallen administrative Aufgaben an, die oft zeitaufwendig sind. KI kann hier als effizienter Organisator im Hintergrund agieren.
Ein zentraler Bereich ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung. KI-Systeme können lernen, eingehende Rechnungen zu scannen, relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant zu extrahieren und diese direkt in die Buchhaltungssoftware zu übertragen. Für ein kleines Übersetzungsbüro bedeutet das beispielsweise weniger manuelle Dateneingabe und somit mehr Zeit für die eigentliche Kernkompetenz: qualitativ hochwertige Übersetzungen.
Auch die Terminplanung und -koordination lässt sich durch intelligente Assistenten vereinfachen. Solche Systeme können passende Zeitfenster für alle Beteiligten finden und automatische Erinnerungen versenden, was den Organisationsaufwand deutlich reduziert.
Kundenkommunikation und Marketing – Näher am Kunden durch KI
Die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Kunden interagieren und ihre Produkte oder Dienstleistungen vermarkten, wird durch KI nachhaltig verändert.
Eine mittelgroße Buchhandlung könnte beispielsweise KI nutzen, um personalisierte Buchempfehlungen an ihre Kunden zu versenden. Diese Empfehlungen basieren auf deren bisherigen Käufen oder gezeigten Interessen. Dies steigert nicht nur die Kundenbindung, sondern kann auch den Verkauf spürbar ankurbeln.
Im Bereich des Social Media Managements (wie in Beitrag 19 diskutiert) kann KI bei der Planung von Posts, der Erstellung von Content-Entwürfen oder der Analyse von Kampagnenerfolgen helfen.
Ebenso entlastet die automatische Beantwortung von Standardanfragen über Chatbots auf der Webseite oder in sozialen Medien das Team und sorgt für schnelle Reaktionen gegenüber den Kunden.
Operative Prozesse und Dienstleistungserbringung – Effizienz in der Kernleistung
Auch in den Kernprozessen vieler Branchen kann KI wertvolle Unterstützung leisten und zu mehr Effizienz beitragen.
Ein selbstständiges Krankenpflege-Team, das ambulante Dienste anbietet, könnte KI für die Optimierung der Tourenplanung einsetzen. Die KI berücksichtigt dabei Faktoren wie Verkehrslage, Dringlichkeit der Einsätze und die Verfügbarkeit der Pflegekräfte. So werden effiziente Routen erstellt und Leerlaufzeiten minimiert, was letztlich mehr Zeit für die Patientenbetreuung bedeutet.
In einem Handwerksbetrieb, wie dem von Malermeister Dirk Meier, könnte KI bei der Erstellung von Angeboten unterstützen. Auf Basis von Raummaßen und aktuellen Materialpreisen können erste Kalkulationen erstellt werden. Auch die Lagerhaltung und Materialbeschaffung lässt sich durch KI-gestützte Systeme optimieren, die den Bedarf vorhersagen und Bestellvorschläge generieren. Dies entlastet die Fachkräfte, die sich dann stärker auf die qualitativ hochwertige handwerkliche Ausführung und die individuelle Kundenberatung konzentrieren können.
Texterstellung und Content-Generierung – Kreative Unterstützung auf Abruf
Die Erstellung von Texten für verschiedenste Zwecke ist eine häufige und oft zeitintensive Aufgabe in vielen Unternehmen. KI-Textgeneratoren können hier als nützliche Helfer dienen.
Sie können beispielsweise erste Entwürfe für Produktbeschreibungen, Blogartikel oder E-Mail-Newsletter liefern. Ein Übersetzungsbüro könnte KI nutzen, um Rohtranslationen zu erstellen, die dann von menschlichen Übersetzern überprüft und verfeinert werden. Dieser Ansatz kann den Übersetzungsprozess erheblich beschleunigen. Wichtig ist hierbei immer, die Ergebnisse kritisch zu prüfen und durch menschliche Expertise zu ergänzen (siehe unsere Prompt-Masterclass für Anleitungen zum effektiven Formulieren von Anweisungen).
Datenanalyse und Entscheidungsfindung – Fundierte Grundlagen schaffen
Unternehmen jeder Größe sammeln täglich Daten. KI kann helfen, diese oft unstrukturierten Datenmengen in wertvolle und handlungsrelevante Erkenntnisse umzuwandeln.
Eine Buchhandlung könnte beispielsweise Verkaufsdaten analysieren, um Bestseller-Potenziale frühzeitig zu erkennen oder das Sortiment noch besser auf die spezifischen Kundenwünsche abzustimmen. Ein Pflegedienst wiederum könnte Einsatzzeiten und Patientenfeedback analysieren, um die Dienstleistungsqualität kontinuierlich zu verbessern und Ressourcen optimal einzusetzen. KI kann Muster und Trends in Daten aufdecken, die manuell nur schwer oder gar nicht zu erkennen wären, und so eine solidere Basis für strategische Unternehmensentscheidungen schaffen.
Wichtige Überlegungen bei der Aufgabenverteilung an KI
Bei der Entscheidung, welche Aufgaben eine KI übernehmen soll, sind einige Punkte zentral zu berücksichtigen:
- Eignung der Aufgabe: Nicht jede Tätigkeit ist für eine Automatisierung durch KI geeignet. Aufgaben, die hohe Kreativität, Empathie, komplexes ethisches Urteilsvermögen oder sehr individuelle Problemlösungen erfordern, bleiben weiterhin eine Domäne des Menschen.
- Qualität und Zuverlässigkeit der KI: Die eingesetzten Tools und Systeme müssen verlässlich funktionieren und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern, um einen echten Mehrwert zu bieten.
- Menschliche Kontrolle und Verantwortung: Auch wenn KI Aufgaben übernimmt, bleibt die menschliche Aufsicht und die letztendliche Verantwortung für die Ergebnisse unerlässlich.
- Datenschutz und Ethik: Der Umgang mit Daten, insbesondere mit personenbezogenen Daten, muss stets den Vorgaben der DSGVO entsprechen (siehe KI-Datenschutz-Checkliste). Ethische Implikationen des KI-Einsatzes müssen ebenfalls bedacht und bewertet werden.
- Integration und Schulung: Die KI-Systeme müssen sinnvoll in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden. Zudem ist es wichtig, die Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Technologien zu schulen und sie bei diesem Wandel zu begleiten.
Fazit: KI als maßgeschneiderter Helfer für vielfältige Aufgaben
Die Beispiele zeigen: KI kann in den unterschiedlichsten Bereichen und Branchen von KMUs und Solo-Selbstständigen konkrete Aufgaben übernehmen oder maßgeblich unterstützen. Es geht nicht darum, den Menschen zu ersetzen, sondern darum, ihn von repetitiven oder datenintensiven Tätigkeiten zu entlasten, Prozesse effizienter zu gestalten und neue Möglichkeiten für Wachstum und Innovation zu eröffnen. Der Schlüssel liegt darin, die eigenen Prozesse genau zu analysieren, die passenden KI-Anwendungen zu identifizieren und diese intelligent und verantwortungsbewusst in den Arbeitsalltag zu integrieren.